ГОРОДСКИЕ АРХИВЫ

Результаты проверок

08.11.2012

1. В 3 квартале 2012 года отделом по делам архивов были проведены тематические проверки ведомственного хранения документов в 2 муниципальных учреждениях:

- Муниципальное бюджетное учреждение средняя общеобразовательная школа № 75/42 (специалистом 1 категории Ефимовой А.В.);
- Муниципальное учреждение «Управление образования Администрации города Нижний Тагил» (главным специалистом Огнетовой М.Б.).

Целью проведения проверок является осуществление контроля за реализацией «Порядка хранения и использования документов в Администрации города, муниципальных предприятиях и учреждениях», утвержденного Постановлением Главы города от 15.05.2008 № 378.

По результатам проверок выявлен ряд нарушений и даны следующие рекомендации:

- Муниципальному бюджетному учреждению средняя общеобразовательная школа № 75/42
 Разработать и представить в отдел по делам архивов положения об архиве и об экспертно-методической комиссии учреждения. Срок контроля – к 1 ноября 2012 г.
 Документы по личному составу расположить на стеллажах согласно утвержденных описей. Срок контроля – 1 квартал 2013 г.

- Муниципальное учреждение «Управление образования Администрации города Нижний Тагил»
До 1 января на 2013 года:
- обеспечить изолированное хранение архивных документов в отдельном опечатываемом шкафу в соответствии с утвержденными описями;
-оборудовать помещение контрольно-измерительными приборами, огнетушителями, охранной сигнализацией, металлическими дверями;
- хранение дел постоянного хранения осуществлять отдельно от других документов;
- хранение дел долговременного хранения по личному составу осуществлять строго по описи в соответствии с присвоенными номерами дел;
- провести полное оформление дел.
-систематически выделять дела с истекшими сроками хранения к уничтожению. Акт представить в отдел по делам архивов для согласования.
- Разработать и представить в отдел по делам архивов положения об архиве и об экспертно-методической комиссии учреждения, инструкции по делопроизводству Срок контроля – 1 ноября 2012 г.
- Организовать прохождение курсов повышения квалификации по архивному делу для ответственной за архив. Срок контроля - 1 декабря 2013 года.

2. Комплексная проверка состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов в муниципальном учреждении
- Муниципальное бюджетное учреждение «Молодежный театр»
(главным специалистом Бебениной И.Ф.)

До 15 ноября 2012 года:
- Издать приказ об ответственном за организацию делопроизводства и сохранность архивных документов в театре.
- Приказом директора театра закрепить за бухгалтером ответственность за использование и хранение лицевых счетов по начислению заработной платы работникам театра. Копии
приказов представить в отдел по делам архивов.
- Разработать инструкцию по делопроизводству на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 10.06.2009 №477. Срок контроля - 2013 год (в соответствии с планом)

К 1 января 2013 года:
- Внедрить номенклатуру дел в делопроизводство учреждения.
- Создать экспертную комиссию, разработать Положение об экспертной комиссии и представить на согласование экспертной комиссии в отдел по делам архивов.
-Приказы по основной деятельности и личному составу формировать строго по номенклатуре дел в соответствии со сроками хранения документов.

К 1 апреля 2013 года:
- Провести полное оформление дел, разместить в шкафу строго в соответствии с утверждёнными описями дел.
- Создать условия хранения для лицевых счетов в соответствии с требованиями Порядка хранения и использования архивных документов в Администрации города Нижний Тагил, муниципальных предприятиях и учреждениях, утверждённого постановлением Главы города Нижний Тагил от 15.05.2008.
- Упорядочить личные дела уволенных: дела технически обработать, составить описи дел, описи представить на согласование в отдел по делам архивов.

3. Обследование состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов в государственной организации

- Государственное бюджетное образовательное учреждение Свердловской области «Нижнетагильский техникум промышленных технологий» (главным специалистом Огнетовой М.Б.).

В соответствии с Областным законом от 19.11.2008 № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» и «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1985 г.:

1) Разработать, согласовать с ЭМК отдела по делам архивов, утвердить приказом руководителя:
- положение об архиве учреждения,
- инструкцию по делопроизводству в учреждении (Срок контроля – 1 февраля 2013 года)

К 1 февраля 2013 года
2) Организовать архивное хранение дел в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций»,М.,2002:
- оборудовать архив металлическими стеллажами, архивными коробками,
- приобрести контрольно-измерительные приборы, огнетушители,
-уставить сигнализацию, укрепить дверной замок,
- ограничить доступ работников в архив.
3) Хранение дел постоянного хранения осуществлять отдельно от других документов строго по номерам дел, сосредоточить их в одном месте.
4) Организовать систематическое выделение дел с истекшими сроками хранения к уничтожению. Соответствующие акты представить в отдел по делам архивов для согласования.
5) Провести полную техническую обработку дел постоянного хранения и долговременного хранения. Срок контроля – 1 апреля 2013 года.
7) Организовать повышение квалификации по делопроизводству и архивному делу ответственной за архив и специалистов, ответственных за ведение дел в структурных подразделениях Срок контроля – 1 декабря 2013 года.

К 25 октября 2012 года
8) Провести описание дел постоянного хранения и по личному составу за 2007-2009 годы.

3. Контрольные камеральные проверки архивных учреждений проводились в соответствии с распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 26.01.2012 № 11 «Об утверждении Плана-графика проведения контрольных проверок выполнения муниципального задания муниципальными архивными учреждениями, находящимися в ведомственном подчинении отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил»:

- Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил» в отношении выполнения архивом муниципальной работы «Прием архивных документов долговременного и временного хранения ликвидированных организаций всех форм собственности, располагавшихся на территории города Нижний Тагил, в том числе документов по личному составу» (главным специалистом Огнетовой М.Б., специалистом 1 категории Ефимовой А.В.)

Проверка проведена с целью анализа соответствия объема и качества выполняемой муниципальной работы установленным муниципальным заданием объему и требованиям к качеству.

За 9 месяцев 2012 года объем муниципальной услуги составляет 104 % от годового объема муниципального задания на 2012 год.

По результатам проверки даны следующие рекомендации:
-обеспечить достоверность всех отчетных сведений архива и сбалансированность учетных документов о приеме архивных документов, отражающих реальное количество принятых документов,
- в целях обеспечения взаимозаменяемости сотрудников провести занятия со всеми с сотрудниками архива по изучению нормативно-правовых и методических документов по выполнению муниципальной работы по приему архивных документов.

- Муниципального казенного учреждения «Нижнетагильский городской исторический архив» в отношении предоставления архивом муниципальной работы «Прием архивных документов постоянного срока хранения, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации» (главным специалистом Огнетовой М.Б., специалистом 1 категории Ефимовой А.В.)

Проверка проведена с целью анализа соответствия объемов и качества предоставляемой услуги.

За 9 месяцев 2012 года объем муниципальной работы составляет 85 % от годового объема муниципального задания на 2012 год.

По результатам проверки даны рекомендации:
- систематизировать сведения о приеме документов постоянного хранения в составе квартальных отчетов по видам документации,
- обеспечить достоверность всех отчетных сведений и сбалансированность всех учетных документов,
-четко разграничить должностные обязанности сотрудников, выполняющих муниципальную работу по приему архивных документов на муниципальное хранение, и внести соответствующие изменения в должностные инструкции,
-провести занятия с сотрудниками архива по изучению нормативно-правовых и методических документов по выполнению муниципальной работы по приему архивных документов.



Назад в раздел