Информация о результатах проверок и обследований, проведенных отделом по делам архивов Администрации города во 2 квартале 2011 года

Во 2 квартале 2011 года в целях осуществления контроля за соблюдением «Порядка хранения и использования документов в Администрации города, муниципальных предприятиях и учреждениях», утвержденного постановлением Главы города от 15.05.2008 № 378 отделом по делам архивов были проведены проверки состояния архива и обеспечения сохранности архивных документов в:

- МУ «Центр бухгалтерского учета и материально-технического обеспечения муниципальных учреждений здравоохранения г.Нижний Тагил» (25.03.2011);

- МУП «Тагилгражданпроект» (29.03.2011);

- МОУ ДО «Шахматно-шашечный центр» (15.04.2011);

- МОУ «Центр образования № 1» (15.06.2011).

Выявлен ряд нарушений в организации хранения и учета архивных документов. По результатам проверок составлены справки, подготовлены предложения, установлены сроки устранения замечаний:

- МУП «Тагилгражданпроект» до 1 декабря 2011 г.

1. Обеспечить пожарную безопасность в архивохранилище (укрепить двери, оснастить архив огнетушителями, отремонтировать пожарную сигнализацию, заменить деревянные стеллажи металлическими, провести картонирование дел).

2. обеспечить соблюдение санитарно-гигиенического режима хранения (устранить последствия подтопления, установить в архиве приборы температуры и влажности, провести экспертизу дел с временными сроками хранения.

3. Организовать хранение дел в соответствии с утвержденным порядком (сосредоточить все дела постоянного хранения в архиве, провести полное оформление дел, размещение дел в соответствии с описями).

4. Внести все неучтенные дела в описи.

- МУ «Центр бухгалтерского учета и материально-технического обеспечения муниципальных учреждений здравоохранения г.Нижний Тагил» до 1 декабря 2011 года.

1.Провести учет хранящихся в ЦБУ документов учреждений здравоохранения за 1932-2007 годы.

2. Упорядочить дела постоянного хранения и по личному составу за 2008-2009 годы.

3. Передать документы по личному составу Нижнетагильского бюро судебно-медицинской экспертизы в Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил.

- МОУ ДО «Шахматно-шашечный центр» до 01 октября 2011 г.

1. Разработать положение об архиве и экспертной комиссии учреждения

2. Обеспечить условия хранения документов в соответствии с утвержденным Порядком

3. Сосредоточить все документы постоянного хранения (в том числе аудиовизуальную документацию) в архиве.

4. Провести проверку наличия документов, внесенных в описи.

5. Оформить дела постоянного и долговременного срока хранения.

6. Составить описи на всю имеющуюся на хранении аудиовизуальную документацию на электронном носителе, на управленческую документы и дела по личному составу за 2008 г.

- МОУ «Центр образования № 1» до 1 апреля 2012 г.

1. Обеспечить пожарную безопасность в архивохранилище (приобрести огнетушители, гигрометры; оснастить светильниками закрытого типа, металлическими стеллажами)

2. Установить охранный режим в архивохранилище (укрепить двери, ввести их опечатывание).

В соответствии с обращением начальника сектора архивов Службы управления делами Свердловской железной дороги – Филиала ОАО «российский железные дороги» начальником отдела по делам архивов Злобиной И.В. 19 апреля 2011 года проведено обследование условий хранения, учета и состояния документов объединенного ведомственного архива предприятий железной дороги в Управлении Нижнетагильского региона обслуживания Свердловской железной дороги – Филиала ОАО «РЖД».

По результатам обследования направлено письмо с предложениями о месте дальнейшего хранения документов объединенного архива, даны рекомендации о проведении научно-технической обработки дел, составлению описей на личные дела работников и документы о размерах заработной платы, экспертизе ценности научно-технической документации.

В рамках реализации государственных полномочий в сфере архивного дела 14.07.2011 проведено обследование состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в ГОУ социального обслуживания населения «Комплексный центр социального обслуживания населения Тагилстроевского района города Нижний Тагил, целью которого являлось совершенствование работы ведомственного архива и делопроизводственной службы учреждения.

По результатам обследования составлена справка, подготовлены рекомендации по оптимизации работы с архивными документами.